Politique - Lanceurs d'alerte

Cette politique définit la procédure de signalement interne mise en place au sein du Groupe Umedia afin d’encourager et faciliter les signalements d’abus en toute confidentialité et sans crainte de représailles, et fait partie de la politique par laquelle le Groupe Umedia s’efforce d’instaurer une culture d’entreprise caractérisée par la confiance, la responsabilité et le respect des dispositions réglementaires.

La procédure exposée ci-dessous a été établie conformément à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (ci-après la « Directive ») et sa transposition en droit belge transposée dans la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des auteurs de signalement de violation au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après la « Loi »).

1. Qui peut effectuer un signalement ?

Cette procédure est destinée à toute personne qui rapporte des informations sur des violations obtenues dans un contexte professionnel avec une entité du Groupe Umedia (ci-après le « Lanceur d’alerte »).

La notion de « contexte professionnel » est entendue au sens large et englobe en particulier les employés (à temps plein ou temps partiel, à durée indéterminée ou temporaire), les travailleurs indépendants, intérimaires et consultants, les actionnaires, administrateurs et dirigeants ainsi que les prestataires fournissant des services au Groupe Umedia sur une base récurrente.

La notion de « contexte professionnel » englobe en outre un contexte professionnel en cours, terminé ou qui n’a pas encore commencé (dans le cas où les informations sur les violations ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles).

La notion de « Groupe Umedia » englobe quant à elle les sociétés Umedia SA, uFund SA, Umedia Production SA, Umedia Production Services SRL, Umedia Visual Effects SA, UFX Wallonie SRL et UFX Flanders SRL.

2. Que pouvez-vous signaler ?

Cette procédure est prévue afin de permettre le signalement de violations :

• dans le champ d’application de la Directive et/ou de la Loi se rapportant aux domaines suivants : (i) marchés publics, (ii) services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, (iii) sécurité et conformité des produits, (iv) sécurité des transports, (v) protection de l’environnement, (vi) radioprotection et sécurité nucléaire, (vii) sécurité des aliments destinés à l'alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux, (viii) santé publique, (ix) protection des consommateurs et (x) protection de la vie privée et des données à caractère personnel et sécurité des réseaux et des systèmes d’information, (xi) lutte contre la fraude fiscale et de (xii) lutte contre la fraude sociale ;
• portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union ;
• relatives au marché intérieur, y compris les infractions aux règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’Etat ;

y compris des soupçons raisonnables concernant des violations effectives ou potentielles énumérées ci-avant, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire, ainsi que des tentatives de dissimulation de telles violations.

En revanche, cette procédure n’a pas pour but de permettre de :

• faire part d’inquiétudes ou griefs personnels liés au travail, notamment en matière de salaires, conditions de travail, questions interpersonnelles, risques psychosociaux (y compris sans s’y limiter le harcèlement, la violence, etc) ou évaluations de performances ;
• mettre en doute l’approche commerciale du Groupe Umedia.

3. De quelle protection bénéficie le Lanceur d’alerte ?

Aucune mesure (ou menaces) de représailles (licenciement ou suspension, non-reconduction ou résiliation anticipée d’un contrat temporaire, rétrogradation ou refus de promotion, modification des conditions de travail, , suspension de formation, évaluation négative, mesures disciplinaires, harcèlement, traitement inéquitable, etc) ne peut être prise à l’égard des lanceurs d’alerte ayant effectué des signalements de bonne foi, autrement dit qui avaient des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées étaient vraies au moment du signalement et qu’elles entraient dans le champ d’application de cette politique. Le fait qu’après examen de la violation alléguée, le signalement s’avère infondé n'est, en tant que tel, pas suffisant pour conclure que le Lanceur d’alerte aurait agi de mauvaise foi.

En revanche, si l’enquête révèle que des informations fausses ou trompeuses ont été communiquées délibérément et en toute connaissance de cause, le Lanceur d’alerte n’aura pas droit à la protection et pourra faire l’objet de sanctions.

4. Comment effectuer un signalement ?

Le Lanceur d’alerte peut choisir entre les deux procédures suivantes pour effectuer un signalement :

• Signalement interne selon la procédure décrite dans la présente police (cfr. point 5 ci-dessous);
• Signalement externe auprès du médiateur fédéral (https://www.federaalombudsman.be/fr/formulaire-de-plainte) ou de l’autorité compétente chargée du contrôle de la législation (selon le cas, l’Autorité des Services et Marchés Financiers (FSMA) (https://www.fsma.be/fr/faq/point-de-contact-lanceurs-dalerte), l’Autorité de Protection des Données (APD) (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte ), etc)[1];

Le Groupe Umedia encourage tout Lanceur d’alerte à d’abord signaler une violation en interne avant de se diriger vers les autorités.

Le signalement externe est recommandé lorsque (i) il est impossible de remédier efficacement à la violation par le biais de la procédure interne (procédure interne non disponible ou ne fonctionnant pas correctement) ou (ii) un signalement interne initial n’a pas fait l’objet d’un suivi approprié ou (iii) le Lanceur d’alerte a des raisons fondées de croire qu’il subira des représailles dans le cadre de la procédure interne ou que l’autorité est mieux placée pour prendre des mesures efficaces.

5. Procédure de signalement interne

Le Groupe Umedia met à disposition une plateforme de lanceur d’alerte via le lien https://whistleblowersoftware.com/secure/Umedia_lanceur_alerte qui permet au Lanceur d’alerte d’effectuer un signalement de manière confidentielle et/ou anonyme, écrite ou orale.

Lorsqu’un signalement est effectué de manière confidentielle, l’identité du Lanceur d’alerte n’est connue que des personnes autorisées à recevoir et traiter le signalement de manière confidentielle (les « Gestionnaires du dossier ») et ne peut être divulguée à d’autres personnes (et en particulier aux personnes visées par le signalement) sans le consentement exprès du Lanceur d’alerte. Ceci s'applique également à toute autre information à partir de laquelle l'identité peut être (in)directement déduite. Cette obligation de confidentialité ne peut être levée que dans des cas très stricts, encadrés par la loi, à savoir (i) lorsque le Lanceur d’alerte y consent expressément ou (ii) lorsque la loi l’exige en cas d’enquête menée par des autorités nationales ou de procédure judiciaire (pour protéger les droits de la défense de la personne concernée notamment).

Lorsque le Lanceur d’alerte préfère ne pas communiquer son identité à qui que ce soit dans le processus, il peut choisir d’effectuer un signalement de manière anonyme.

Il est toujours recommandé de choisir l’option de signalement de manière confidentielle car elle offre le meilleur traitement possible des dossiers et assure la meilleure protection possible au Lanceur d’alerte.

En l’occurrence, les seules personnes autorisées à recevoir et traiter le signalement conformément à la procédure décrite ci-après, sont la HR Manager (Cristina Pascual Guerrero) et la Head of Legal (Mélanie Paron). Afin d’éviter de potentiels conflits d’intérêt, le Lanceur d’alerte pourra choisir de ne pas inclure l’un ou l’autre des Gestionnaires du dossier parmi les destinataires lors du signalement.

Contenu du signalement

Le Lanceur d’alerte peut choisir de rester anonyme, mais doit fournir suffisamment d’informations pour permettre aux Gestionnaires du dossier d’examiner correctement le dossier.

A ce titre, le signalement doit comprendre les informations suivantes :

• Une description détaillée de l’incident, y compris (i) la nature de l’incident (ce qui s’est passé), la date ou la période au cours de laquelle l’incident s’est produit (quand) et lieu où l’incident s’est produit (où) ;
• Le rôle ou l’implication du Lanceur d’alerte dans l’incident mentionné (témoin, victime, auteur)
• Les personnes impliquées (nom, fonction) ;
• Tout élément de preuve ou document utile lié au signalement

Une fois le signalement envoyé, un mot de passe est généré. Il est important que le Lanceur d’alerte sauvegarde son mot de passe, car c’est le seul moyen de suivre le statut de son signalement et de communiquer avec le Gestionnaire du dossier et recevoir un retour d’informations à cet égard.

Traitement du signalement

A la réception du signalement, les Gestionnaires du dossier vérifieront si le signalement entre dans le cadre de la présente politique « Lanceurs d’alerte » et requiert une enquête des faits allégués.

Le Lanceur d’alerte reçoit un accusé de réception de son signalement dans les 7 jours suivants celui-ci.

Lorsque le signalement entre bien dans le cadre de la présente politique, le Gestionnaire du dossier désigné est chargé du suivi du signalement et du maintien de la communication avec le Lanceur d’alerte.

Le Gestionnaire du dossier procède, de manière impartiale, en toute indépendance et avec la plus grande discrétion, à un examen approfondi du signalement afin de vérifier l’exactitude des allégations formulées et, dans l’affirmative, évaluer les mesures à prendre pour mettre fin à la violation et/ou minimiser le risque de nouvelles violations et d’atteinte à la réputation du Groupe Umedia.

S’il l’estime nécessaire, le Gestionnaire du dossier peut dans le cadre de l’examen du signalement :

• Faire appel aux CEO ou toute personne compétente externe (ex : avocat) pour se faire assister pour l’examen du signalement ;
• Demander des informations supplémentaires au Lanceur d’alerte ;
• Contacter les personnes mentionnées dans le signalement ou identifiées au cours de l'enquête, à charge du Gestionnaire du dossier d’évaluer si le fait de contacter ces personnes est susceptible de nuire à l’enquête ;

étant entendu que la confidentialité du signalement sera toujours prise en compte. Si le fait d'interroger une personne concernée par le signalement risque de compromettre la confidentialité du signalement, le Lanceur d’alerte sera contacté en premier lieu.

Le Lanceur d’alerte a le droit d'être tenu informé de l'état d'avancement de l'enquête mais pas du contenu intégral de l'enquête, afin de ne pas nuire à l'avancement de l'enquête.

En tout état de cause, le Gestionnaire du dossier informera le Lanceur d’alerte des résultats de l'enquête au plus tard dans les 3 mois à compter de l’accusé réception (le cas échéant après que la personne concernée par le signalement ait été entendue et/ou qu’une décision ait été prise si le signalement s’avère fondé).

Registre des signalements

Les Gestionnaires du dossier sont tenus de tenir un registre de tous les signalements reçus et des suites données à ces signalements.

Ce registre (tenu via la plateforme) est conforme aux exigences de confidentialité. L’identité des Lanceurs d’alerte et des personnes concernées par les signalements est anonymisée. Il ne contient aucune donnée qui permettrait de déduire l’identité des personnes impliquées. Il précise uniquement les suites qui sont données aux signalements et les raisons de ces décisions.

Ce registre n’est accessible qu’aux Gestionnaires du dossier, aux CEOs et au Conseil d’administration.

6. Comment les données personnelles sont-elles traitées dans le cadre de cette procédure ?

Le traitement des signalements dans le cadre de cette procédure implique le traitement de données personnelles. Ce traitement est effectué conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »). Umedia SA est responsable du traitement de ces données personnelles dans le cadre de cette procédure.

La base juridique du traitement des données personnelles dans le cadre de cette procédure est selon le cas, l’intérêt légitime ou l'obligation légale du Groupe Umedia de prévoir des procédures internes adéquates pour signaler les infractions réelles ou potentielles en vertu de la Directive et de la Loi.

Les données personnelles échangées dans le cadre de cette procédure ne sont pas conservées plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour l’enquête et la gestion du signalement.

Tant le Lanceur d’alerte que la personne concernée par le signalement ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et demander leur correction, leur effacement ou leur traitement restreint dans les limites légales.

Les personnes dont les données sont traitées dans le cadre de cette procédure ont également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD).

[1] Le liste complète des autorités compétentes pour les signalements externes est reprise dans l’Arrêté Royal du 22 janvier 2023 portant désignation des autorités compétentes pour la mise en œuvre de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&pub_date=2023-01-31&caller=summary&numac=2023040158)